Qué Hacer Si Su Empresa Recibe un Aviso de Auditoría del Formulario I-9 en Dallas, TX

Mantener sus Formularios I-9 organizados puede parecer molesto, pero puede ahorrarle mucho dinero. Aunque las auditorías I-9 no ocurren con frecuencia, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) aún puede presentarse y revisar sus registros. Antes de que eso ocurra, asegúrese de que toda su documentación esté correcta, completa y actualizada.

Si no está seguro de que su empresa esté preparada para una auditoría del Formulario I-9, es mejor ser precavido y revisar la documentación de sus empleados actuales. No aprobar una auditoría I-9 puede costar decenas de miles de dólares y, en casos poco frecuentes, las violaciones intencionales repetidas incluso pueden dar lugar a cargos penales.

A continuación, encontrará una explicación sencilla de cómo funciona el proceso de auditoría I-9, junto con consejos sobre cómo prepararse antes de que ICE envíe a su empresa un aviso de inspección. Si tiene preguntas o necesita ayuda para comprender sus responsabilidades, un abogado de cumplimiento de I-9 en Dallas de Coleman Jackson, P.C., puede guiarlo durante el proceso y asegurarse de que esté protegido.

¿Qué Son las Auditorías I-9?

Cualquier empleador que contrate trabajadores en los Estados Unidos debe completar y conservar el Formulario I-9. Este formulario demuestra que cada empleado está legalmente autorizado para trabajar en el país.

Aunque las leyes estatales pueden variar, los empleadores deben revisar los documentos del empleado en persona, no por video. Si tiene empleados remotos, puede manejar esto de varias maneras: elegir a alguien cercano (como un representante de la empresa, una persona de confianza o un abogado) para revisar sus documentos, hacer que dos empleados remotos revisen los documentos entre sí, o pedirle al empleado remoto que acuda al lugar de trabajo para capacitación y complete la verificación en ese momento.

Cualquier empresa que utilice el Formulario I-9 puede ser auditada en cualquier momento. Si su empresa es seleccionada para una auditoría, tendrá tres días para recopilar y entregar su documentación actual. Durante la auditoría, los agentes de ICE revisan sus documentos para confirmar que sus empleados están legalmente autorizados para trabajar.

Preparación para una Auditoría I-9

Los empleadores deben mantener sus registros I-9 actualizados, pero la mayoría de las pequeñas empresas no tienen que enviar nada al gobierno a menos que sean auditadas. Debido a esto, muchas pequeñas empresas permiten que su documentación I-9 quede desactualizada o incorrecta.

Las empresas más grandes suelen contar con personal de recursos humanos capacitado para manejar los Formularios I-9 y tienden a gestionar el proceso cuidadosamente. Las pequeñas empresas, sin embargo, a menudo no sienten la misma urgencia porque no tienen que presentar el formulario; solo deben conservarlo en su oficina. Como resultado, muchas pequeñas empresas aún no mantienen sus I-9 actualizados, incluso con el aumento de auditorías. Por eso, contratar a los profesionales de RR. HH. adecuados puede marcar una gran diferencia.

Como ocurre con la mayoría de las normas, la mejor manera de cumplir es prepararse con anticipación para una auditoría I-9. Es posible que nunca sea seleccionado, pero si lo es, ayuda demostrar que hizo un esfuerzo honesto por cumplir la ley y corregir cualquier error en su documentación I-9.

Los pasos que puede tomar para ayudar a su empresa a prepararse incluyen:

Completar los Formularios con Sus Empleados

No hay premios por adivinar que completar el Formulario I-9 es el primer paso para prepararse para una auditoría. También debe ser parte de su proceso de contratación. El formulario tiene tres secciones que tanto el empleado como el empleador deben completar:

• Información del Empleado y Declaración (Sección 1): Esta sección del formulario debe ser completada por el empleado en o antes de su primer día de empleo. Proporcionará detalles básicos como su dirección, fecha de nacimiento, ciudadanía o estatus migratorio, nombre legal completo y cualquier otro nombre que haya utilizado. También se requieren la fecha de vencimiento de su autorización de trabajo, su número de admisión I-94 o número de pasaporte extranjero, su número de extranjero o USCIS y, posiblemente, su número de Seguro Social o dirección de correo electrónico. El empleado completa el formulario, lo firma y lo fecha.
• Revisión y Verificación del Empleador o Representante Autorizado (Sección 2): Después del primer día de trabajo del empleado, usted, como empleador, tiene tres días hábiles para completar esta sección. El trabajador le proporcionará prueba de identidad y autorización legal para trabajar, como una licencia de conducir o una tarjeta de Seguro Social. Después de verificar la autenticidad de los documentos originales, debe registrar la información. Además, debe firmar y fechar el documento, agregar el nombre y la dirección de su empresa y registrar el primer día de empleo del trabajador. Luego, el formulario puede devolverse al empleado.
• Reverificación y Recontrataciones (Suplemento B): Como empleador, completa esta sección solo cuando necesita reverificar la autorización de trabajo de un empleado o cuando vuelve a contratar a alguien. Para la reverificación, debe verificar los nuevos documentos, registrar el título del documento, el número y la fecha de vencimiento, y luego firmar y fechar la sección. Para las recontrataciones, debe asegurarse de que el I-9 original todavía corresponda a ese empleado y que sus documentos no hayan vencido. Luego, ingresa la fecha de recontratación y firma y fecha el formulario. Si el I-9 anterior ya no es válido, el empleado debe proporcionarle nuevos documentos.

Realizar una Auditoría Interna

Cualquier abogado de cumplimiento de I-9 en Dallas que se precie aconsejará a los empleadores realizar su propia auditoría interna para detectar errores antes de que ICE los encuentre. Para las pequeñas empresas, esto puede significar revisar el Formulario I-9 de cada empleado. Para empresas más grandes, revisar una muestra aleatoria de formularios suele ser suficiente.

Las auditorías internas también brindan a los empleadores la oportunidad de corregir I-9 desactualizados o incorrectos. Si algún empleado necesita que se reverifique su autorización de trabajo, una auditoría interna también puede ayudarle a mantenerse al día.

Si un empleador no tiene un buen sistema para recordar a la persona encargada que debe reverificar la autorización de trabajo de alguien, podría mantener accidentalmente en plantilla a una persona que ya no está autorizada para trabajar. Es algo fácil de pasar por alto. Debido a la gran cantidad de información que se debe controlar, contar con pasos internos claros para la reverificación de autorizaciones de trabajo es extremadamente importante.

Para prepararse para una auditoría interna I-9:

• Reúna todos los datos de los empleados y sus Formularios I-9.
• Verifique si hay formularios incompletos o faltantes.
• Revise cada formulario en busca de errores o información faltante.
• Verifique que cada formulario esté actualizado y cumpla con los requisitos actuales del I-9.
• Retire los I-9 que ya no sean requeridos o que hayan expirado.
• Corrija cualquier problema descubierto durante la revisión.

Algunos de los errores más comunes en los I-9 ocurren cuando los empleadores o empleados olvidan completar ciertas partes del formulario o incumplen los plazos requeridos. Por ejemplo, las personas a menudo olvidan firmar el formulario, omiten información importante o no enumeran los documentos correctos o su número USCIS si son residentes permanentes legales. Durante la auditoría, revise cada sección cuidadosamente para detectar y corregir estos errores.

Corregir Cualquier Omisión o Error

Si encuentra errores durante su auditoría, corríjalos lo antes posible. USCIS indica que puede corregir un error trazando una línea sobre la información incorrecta, escribiendo la información correcta y luego agregando sus iniciales y la fecha.

Si hay muchos errores, es posible que desee rehacer toda la sección y adjuntarla al formulario original, o simplemente completar un nuevo I-9. Sin embargo, nunca debe intentar ocultar o encubrir errores.

Guardar Sus Formularios I-9 y Documentos Relevantes en un Lugar Seguro

USCIS indica que puede almacenar sus Formularios I-9 en su lugar de trabajo o en una ubicación segura fuera del sitio. Puede conservarlos en un solo formato o en una combinación de formatos, como papel, microfilm, microficha o archivos digitales. Dado que estos formularios contienen información personal sensible, asegúrese de que estén almacenados de forma segura, pero que puedan accederse cuando sea necesario.

Trabaje con un Abogado de Cumplimiento de I-9 en Dallas de Confianza

Mantener Formularios I-9 precisos y actualizados puede prevenir multas importantes y estrés para su empresa en el futuro. Obtener asesoramiento ahora puede marcar la diferencia si no está seguro de si sus registros están en buen estado o si necesita ayuda para corregir errores del pasado.

Para hablar con un abogado experimentado en cumplimiento de I-9 en Dallas, llame a Coleman Jackson, P.C. al (214) 559-0432 o complete nuestro formulario de contacto en línea para una consulta sencilla y sin presión. Podemos revisar su situación y ayudarle a comprender la forma más segura de proceder.

Este blog legal está escrito por los abogados de Coleman Jackson, P.C., ubicados en 6060 North Central Expressway, Suite 620, Dallas, Texas 75206, únicamente con fines educativos. No crea una relación abogado-cliente entre este despacho y el lector. Debe consultar con un abogado en su área geográfica con respecto a cualquier asunto legal que afecte a usted, su familia o su empresa.

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