Lista de verificación de nómina de fin de año para empleadores de Dallas: nuevos códigos del W-2 para horas extra y propinas, el umbral de $2,000 del Formulario 1099 y la base salarial del Seguro Social para 2027
Cerrar la nómina de 2026 implica dos tareas. Deberá verificar que sus formularios de fin de año reflejen lo que pagó en 2026 y actualizar su sistema de nómina para los cheques que emitirá en 2027.
Comience por reunir los registros de nómina del año completo y un informe aparte de lo que le pagó a cada contratista. Si los registros plantean dudas sobre cómo declarar un pago, un abogado de negocios en Dallas puede ayudarle a resolverlas antes de presentar los formularios.
¿Cómo se declaran las horas extra en el Formulario W-2 de 2026?
Use el código TT en la casilla 12 para declarar el pago adicional que exige la ley federal de horas extra. Si la tasa regular de un empleado es de $20 por hora y usted le paga $30 por hora por cinco horas extra exigidas por la ley federal, declararía $50 bajo el código TT. Es decir, los $10 adicionales por hora durante cinco horas.
Verifique si su software de nómina agrupa las primas por días feriados y las horas extra exigidas por la ley federal bajo el mismo código de pago. Si es así, revise los registros de tiempo y de pago para determinar cuánto estaba obligado a pagar por encima de la tasa regular del empleado. Haga esa revisión para el año completo, sobre todo si actualizó su software a mitad de 2026.
¿Cómo se declaran las propinas en el Formulario W-2 de 2026?
Use el código TP en la casilla 12 para declarar el total de propinas en efectivo que le reportaron. Las propinas en efectivo pueden incluir las propinas voluntarias que los clientes dejan con tarjeta y las que los empleados reciben a través de un fondo común de propinas. En la casilla 14b, anote hasta dos códigos del Departamento del Tesoro correspondientes a las ocupaciones en las que el empleado recibió las propinas. Si alguna de las propinas reportadas provino de una ocupación que no califica, anote 000 como uno de los códigos de ocupación.
Mantenga los cargos por servicio obligatorios separados de las propinas voluntarias. Por ejemplo, si su restaurante agrega un cargo obligatorio para grupos grandes y se lo entrega a los empleados, trate esos pagos como salarios. Los empleados que reúnan los requisitos pueden reclamar deducciones por propinas calificadas u horas extra en sus propias declaraciones federales. Al procesar la nómina, aplique las reglas habituales de retención e impuestos sobre la nómina.
¿Qué pagos cuentan para el umbral de declaración de $2,000?
Para los pagos realizados en 2026, por lo general debe presentar el Formulario 1099-NEC si le pagó a un contratista $2,000 o más por servicios comerciales durante el año. Sume los pagos hechos a cada contratista, sin incluir los pagos sujetos a las reglas del Formulario 1099-K. Por ejemplo, dos pagos de $1,000 a un tenedor de libros que trabaja por cuenta propia alcanzan el umbral.
El umbral de $2,000 también se aplica a algunos pagos que se declaran en el Formulario 1099-MISC, como el alquiler. Otros pagos tienen reglas distintas. Las regalías, por ejemplo, generalmente deben declararse a partir de $10. Si retuvo impuesto federal sobre la renta conforme a las reglas de retención adicional (backup withholding), presente el formulario correspondiente aunque el total de los pagos sea inferior al umbral habitual.
Antes de presentar los formularios, compare el Formulario W-9 de cada contratista con sus registros de pago. Si no está seguro de si un trabajador debe estar en la nómina, un abogado de negocios en Dallas puede revisar el acuerdo de trabajo y ayudarle a determinar qué formulario usar.
¿Cómo afecta a la nómina la base salarial del Seguro Social de 2027?
Para 2027, el impuesto del Seguro Social se aplica a los primeros $192,300 de los salarios cubiertos de cada empleado, frente a $184,500 en 2026. Usted retiene el 6.2% del pago del empleado y aporta una contribución patronal equivalente del 6.2%. Calcule el impuesto de Medicare por separado, ya que también se aplica a los salarios que superan el límite del Seguro Social.
Configure su sistema de nómina para aplicar el nuevo límite a los salarios pagados en 2027. Si su equipo trabaja la última semana de diciembre pero recibe el pago en enero, use el límite de 2027 para ese cheque. Verifique que la retención del Seguro Social se reanude para los empleados que alcanzaron el tope en 2026.
¿Qué debe revisar antes del plazo de presentación de febrero?
A más tardar el 1 de febrero de 2027, entregue a sus empleados sus Formularios W-2 de 2026 y presente los formularios ante la Administración del Seguro Social. Esa también es la fecha límite para presentar los Formularios 1099-NEC de 2026 ante el IRS y entregar copias a los contratistas. Antes de presentarlos, compare los totales de los W-2 con sus declaraciones de impuestos sobre la nómina y verifique que los nuevos códigos coincidan con sus registros de pago.
Si no está seguro de cómo declarar un pago o corregir un formulario que ya presentó, un abogado de negocios de Coleman Jackson, P.C. en Dallas puede ayudarle. Llame al (214) 599-0431 o comuníquese en línea para programar una consulta.
Este blog jurídico está escrito con fines educativos por abogados de Coleman Jackson, P.C., bufete ubicado en 6060 North Central Expressway, Suite 620, Dallas, Texas 75206; este blog no crea una relación abogado-cliente entre el bufete y sus lectores. Usted debe consultar con un asesor legal de su zona geográfica respecto a cualquier asunto legal que le afecte a usted, a su familia o a su negocio.
